สำหรับบริษัทหรือเจ้าของกิจการที่มีเว็บไซต์ และกำลังมองหาคนดูแลเว็บไซต์ เรามาเรียนรู้วิธีการตระเตรียมข้อมูลต่างๆให้พร้อม ว่าต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนที่เราจะจ้างใครสักคนมาช่วยดูแลเว็บไซต์ของเรา
1. แจ้งประเภทเว็บไซต์และขอบเขตที่ต้องการให้ดูแล(Requirements)
เว็บไซต์มีหลายปรเภทมาก เช่นเว็บไซต์บริษัท เว็บไซต์ทัวร์ เว็บไซต์โรงแรม เว็บไซต์ขายของออนไลน์ เว็บไซต์ที่ทำด้วย WordPress ซึ่งแต่ละประเภทเว็บไซต์มีวิธีการแก้ไขหรืออัพเดต ความยากง่ายแตกต่างกันออกไป ควรแจ้งก่อนว่าเว็บไซต์ที่จะให้ดูแลเป็นเว็บไซต์ประเภทใหนเพื่อง่ายต่อการนำเสนอราคา และรวบรวมขอบเขตที่ชัดเจน
2. กำหนดจำนวนครั้งในการอัพเดตแต่ละเดือน
แต่ละเดือนเราอาจจะแก้ไขหรืออัพเดตข้อมูลไม่เท่ากัน บางเดือนน้อยบางเดือนก็ถี่ขึ้น แต่เราต้องประมาณการให้ได้ว่าแต่ละเดือน เราให้อัพเดตข้อมูลจำนวนกี่ครั้ง/เดือน และอื่นๆเช่น การสำรองข้อมูล การอัพเดตระบบต่างๆ ต้องระบุให้ชัดเจนที่สุดเพื่อป้องกันการเข้าใจไม่ตรงกัน
3. ข้อมูลโฮสติ้ง / FTP
สำหรับการจ้างแก้ไขเว็บไซต์ ถ้าเป็น WordPress อาจจะสามารถแก้ไขได้ผ่านระบบหลังบ้าน แต่ถ้าเป็นเว็บไซต์ที่ทำด้วยเพลตฟอร์มอื่นๆ อาจจะต้องแก้ไขผ่านโฮสติ้งโดยตรง ซึ่งปกติแล้วจำเป็นต้องมี Direct Admin หรือ FTP ก็ได้ เพื่อใช้ในการเข้าถึงไฟล์เว็บไซต์ทั้งหมด